Dropbox: Workflow-Porno

Mein Laptop ist eine Erweiterung meines Hirns. In der Regel ist mein Hirn aber schneller. Deshalb will ich so wenig wie möglich auf meinen Laptop warten müssen. Und deshalb sind mir Werkzeuge wichtig, die den Workflow erleichtern und beschleunigen.

Ein solches Werkzeug (das es zwar schon länger gibt, das ich aber jetzt erst entdeckt und in meinem Workflow eingebaut habe) ist Dropbox. Und Dropbox ist für Workflow-Enthusiasten wie Porno. Lasst mich erklären, warum.

Main_logo

Dropbox synchronisiert Dateien zwischen beliebig vielen Maschinen und der Cloud. Alle Dateien, die sich im Ordner „Dropbox“ befinden, werden vollautomatisch auf alle anderen Maschinen gesynct, die mit dem gleichen Dropbox-Account verbunden sind. Egal, ob Mac, Windows oder Linux. Auf einer Maschine, auf der ich Dropbox nicht installieren kann, sind diese Dateien über den Browser verfügbar. Es gibt sogar einen iPhone-Client. 2 GB sind gratis, mehr kostet. Alle Dateien werden per SSL übermittelt und auf den Dropbox-Servern verschlüsselt abgelegt.

Dropbox ist nicht das einzige Angebot dieser Art – ich würde aber sagen, mit Abstand das beste. Gratis, schnell, einfach und ein toller Funktionsumfang.

Schauen wir uns zuerst mal den lokalen Teil an, Dropbox auf der Maschine. Nach der Installation des Clients wird ein neuer Ordner erstellt:
Gberger
Jede Datei, die hierhin verschoben/kopiert wird, wird automatisch gesynct. Ausserdem installiert Dropbox ein kleines Icon im Menubar, das mir anzeigt, ob Dropbox gerade etwas tut: 

Dropbox

 bzw. 

Skitch-4

wenn Dropbox synct.

Auch im Dropbox-Ordner drin sehe ich immer gleich auf einen Blick, ob die Dateien schon gesynct sind oder nicht:
Beitrge
Ein grüner Haken bedeutet „Gesynct“, die blauen Drehpfeile zeigen mir einen laufenden Sync an.

Frit

Dieser Dropbox-Ordner ist ein ganz normaler Finder-Ordner, der sich genau gleich verhält wie andere Ordner auch. Das hat sehr viele Vorteile.

Dateien in der Dropbox werden auch von Spotlight gefunden:
Fullscreen

Quickview funktioniert:
Begrewlum

Ich kann den Dropbox-Ordner in die Titelzeile von Finder-Fenstern ziehen – und habe so in jedem Fenster immer gleich die Möglichkeit, per Drag&Drop eine Datei in die Dropbox zu verschieben und so gleich zu syncen. Finde ich viel eleganter als ein Icon im Dock: Der Mausweg ist kürzer, man spart Platz im Dock.

Gberger-1

Und: Ich kann auf den Dropbox-Ordnern schnell zugreifen, z.B. über andere Workflow-Tools wie Launchbar:

Launchbar

Launchbar ist übrigens meine andere grosse Workflow-Entdeckung im Moment, ich ersetze damit Quicksilver, das nicht mehr aktiv entwickelt wird (der ursprüngliche Entwickler hat das Projekt aufgegeben und Open Source zur Verfügung gestellt; jemand hat es zwar übernommen, aber seit letztem September keinen neuen Build mehr veröffentlicht). Quicksilver hatte zwar etwas mehr Features, Launchbar ist aber schneller, einfacher und wird aktiv entwickelt.

Mit Launchbar kann ich jederzeit enorm schnell meine Dropbox öffnen:

  • Doppel-Tippen auf „Command“: öffnet den Launchbar, egal welches Programm gerade zuvorderst ist.
  • „DRO“ wählt die Dropbox aus.
  • „Enter“ öffnet sie.

Das geht vielschneller als in den Finder zu wechseln, ein Finder-Fenster zu öffnen und per Maus oder Tastatur in den Dropbox-Folder zu navigieren.

Auch sehr schnell und praktisch: eine Datei im Finder markieren (z.B. auf dem Desktop oder im Downloads-Ordner) und in die Dropbox verschieben. So:

  • Doppel-Tippen auf „Comman“ öffnet Launchbar.
  • „C
    ommand-G“ übernimmt die aktuelle Finder-Selektion in den Launchbar.
  • „Tab“ und dann „DRO“ wählt eine Aktion aus, nämlich „In die Dropbox“.
  • „Enter“ und „1“ verschiebt die Datei, „Enter“ und „2“ kopiert sie.

In erster Linie ersetzt Dropbox also meinen USB-Stick. Ich habe mein Notebook auch im Büro dabei, es ist aber aus Sicherheitsgründen nicht im Firmennetzwerk eingebunden. Wenn ich eine Datei (z.B. einen Screenshot oder einen Audio-Mitschnitt) auf meine Windows-Workstation übertragen muss, habe ich das bis jetzt per USB-Stick gemacht. Langsam und mühsam, fummeln in der Tasche und unterm Tisch. In Zukunft kopiere ich die Datei in die Dropbox und lade sie auf der anderen Maschine herunter. Boom!

Wie ihr aber sicher auch aus eigener Erfahrung wisst: Programme auf dem Firmen-PC zu installieren, geht in der Regel nicht. Der Windows-Client von Dropbox benötigt für die Installation Admin-Rechte, die ich im Büro nicht habe. Hier kommt nun ein weiteres grosses Plus von Dropbox ins Spiel: auf die ganze Datei- und Ordnerstruktur der Dropbox kann man auch per Browser zugreifen.
Dropbox_-_home_-_secure_backup

Der Browser-Client ist übersichtlich, schnell, funktioniert auf allen Browsern, die ich getestet habe, und kann alles, was man können will. Schön ist der Uploadvon Dateien:

0dropbox_-_home_-_secure_backup

Ich kann eine oder mehrere Dateien aufs Mal hochladen, ich sehe, welche geladen sind, und welche noch nicht – ach, wenn bloss alle Datei-Uploads so wären!

Ein weiteres tolles Feature: für jede Datei werden automatisch Versionen (Revisions) erstellt. Ich kann also jede Änderung wieder rückgängig machen, völlig egal, auf welcher Maschine was geändert wurde.

Dropbox_-_revisions_-_secure_b

Und wer jetzt genau hingeschaut hat: da stehen zwei verschiedene Namen (Berger und Müller). Ja, man kann Ordner auch sharen: gemeinsam mit anderen nutzen.

Fullscreen-5

Und damit man den Überblick nicht verliert: unter „Events“ wird angezeigt, wer wann was gemacht hat. Diese Events für gemeinsame Ordner kann man sogar als RSS-Feed abonnieren:

Dropbox_event_feed_-_guido_ber

Grundsätzlich sind Datei und Ordner in der Dropbox privat (sei es nur für sich selbst oder für die Nutzer, mit denen man einen Ordner teilt). Es ist aber auch möglich, Dateien zu veröffentlichen und anderen zugänglich zu machen. Dafür gibt es den Ordner „Public“ in der Dropbox. Und damit man die Datei dann auch findet: Mit „Copy public link“ erstellt man einen Link auf die Datei (um sie im Browser anzuzeigen oder herunterzuladen).

Fullscreen-6

Wer noch mehr wissen will: den Screencast anschauen oder die Tour lesen.

Einige kreative Anwendungen der Dropbox, die über einfaches Datei-Handling hinausgehen, gibt es bei Lifehacker (auch die Comments beachten).

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6 Gedanken zu “Dropbox: Workflow-Porno

  1. Ein Pluspunkt von SugarSync könnte sein, dass man mehrere Ordner zum Sync angeben kann. Das ist bei Dropbox erst geplant, im Moment aber noch nicht so. Den SugarSync-Manager finde ich irgendwie unsympatisch, Dropbox ist enger ins OS integriert; ist aber wohl Geschmackssache. <br/>&nbsp;<br/>Wo Dropbox ganz klar punktet: 2GB gratis. Bei SugarSync gibts zwar 10GB, aber nur 45 Tage lang, danach kosten 10GB $2.50 im Monat. Für jemanden, der wirklich zahlen will, gibt es dafür bei SugarSync mehr Optionen (10 – 250 GB, mit kleineren Pro-GB-Preisen als Dropbox). <br/>&nbsp;<br/>Hat jemand Daily-Use-Erfahrung mit SugarSync?

  2. Also, wir haben Dropbox jetzt einige Tage in der Firma getestet und habe nur wenig gute Erfahrungen gemacht:- es wird synchronisiert- Dateien werden teilweise verspätet auf den verbundenen Rechnern angezeigt- Rechner "fliegen" aus dem Sync- Dateien werden gedoppelt – zwar mit Namensergänzung, nervt aber sehr- Rechte für einzelne Rechner können nicht eingeschränkt werden (z.B. Sync nur in eine Richtung "nur lesen")Jetzt werden wir mal Dropbox testen. Mal sehen, ob und wann hier die Erweiterung kommt, auch mehrere Ordner oder Laufwerke syncen zu können.

  3. Du verwirrst mich^^ Sind deine Testerfahrungen jetzt mit Dropbox oder wohl eher mit SugarSync? <br/>&nbsp;<br/>Ich habe jedenfalls keinerlei der Erfahrungen gemacht, die du beschreibst; allerdings ist mein Setup auch einfacher: Dropbox auf dem Laptop, im Büro (unter Vista) benutze ich den Browser (weil ich da nichts installieren darf). <br/>&nbsp;<br/>Verschiedene Lese-/Schreib-Rechte für einzelne Benutzer zu vergeben, geht mit Dropbox nicht; wenn ein Benutzer Recht auf einen Ordner hat, ist es immer auch Schreibrecht. Weil es aber ja um "Sharing" geht, finde ich das in Ordnung; für "Publishing" von Dokumenten gibt es doch jede Menge andere Lösungen, nicht? <br/>&nbsp;<br/>Das mit den mehreren Ordnern haben sie schon recht lange angekündigt, da würde ich mal nicht die Luft anhalten. Es gibt aber einige Workarounds, wie es trotzdem geht, mit Symlinks. Mehr hier: <br/>http://wiki.getdropbox.com/TipsAndTricks/SyncOtherFolders

  4. Werden die Dateien im Public Ordner der Dropbox auch von Suchmaschinen oder anderen Systemen wie Torrent gefunden? Wenn JA, kann ich diese schützen? Dass wirklich nur ich bzw. man über einen Link den ich versende an die Datei kommt.

  5. Ja, Public ist Public. Wer den Link erraten kann (User-ID und Dateiname), kann auch auf die Datei zugreifen. Wenn nur jemand bestimmtes die Datei abrufen können soll, gehört sie nicht in den Public-Folder, sondern in einen Shared.Siehe hier: <a href="http://www.dropbox.com/help/179">Dropbox Help: How public are Public links? How private are my other files?</a>Und hier: <a href="http://www.dropbox.com/help/19">Dropbox Help: How do I share folders with other people?</a>

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